Comércio Exterior
Despachante aduaneiro: como cobrar honorários e despesas não reembolsadas
Cliente não pagou os honorários ou não reembolsou as despesas adiantadas pelo despachante? Veja como organizar a prova e qual caminho de cobrança usar.
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- Meireles Advocacia
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No dia a dia do despacho, é comum o despachante ou a comissária adiantar valores para não travar a operação: armazenagem, taxas do terminal, frete rodoviário, emissão de documentos. Quando o cliente atrasa o reembolso e os honorários, a dívida cresce rápido, e muitas vezes a única prova é uma sequência de e-mails.
Separe honorários de reembolso
Honorários remuneram o serviço do despachante. Reembolsos devolvem o que foi pago em nome do cliente. A distinção importa para a documentação fiscal, para a prova e para a cobrança: o reembolso exige comprovante do pagamento a terceiro e prova de que o cliente autorizou ou se beneficiou da despesa.
O que fortalece a cobrança
- Contrato ou proposta aceita, com tabela de honorários e regra de reembolso.
- Procuração e registros da operação no Siscomex, que provam a prestação do serviço.
- Nota fiscal de serviço dos honorários.
- Nota de débito ou demonstrativo das despesas, com os comprovantes de cada pagamento.
- Aprovações do cliente por e-mail ou mensagem para despesas fora do padrão.
- Prestação de contas enviada ao cliente ao fim de cada processo.
Qual caminho de cobrança
A primeira etapa costuma ser a notificação extrajudicial, com o demonstrativo atualizado e prazo para pagamento. Se não houver acordo, o caminho judicial depende do documento disponível. Contrato assinado que preveja valores determináveis pode permitir a execução direta, inclusive quando assinado eletronicamente. Sem esse título, a ação monitória, baseada em prova escrita como e-mails e notas, é uma via mais rápida do que a ação de cobrança comum.
O protesto é possível para títulos e documentos de dívida que preencham os requisitos legais, como a duplicata de prestação de serviços com comprovação do serviço. Reembolso de despesas não se confunde com duplicata de serviço e precisa ser avaliado à parte.
Cuidados antes de cobrar
Reter documentos do cliente ou deixar de concluir um despacho em curso como forma de pressão pode gerar responsabilidade e até repercussão perante a Receita. Encerrar a relação deve seguir o que o contrato prevê, com aviso e entrega do que pertence ao cliente. A cobrança firme se faz com documentos, não com a carga.
Prevenção
- Adiantamento de numerário para despesas previsíveis, antes da chegada da carga.
- Limite de despesas que podem ser pagas sem aprovação expressa.
- Prazo de reembolso e encargos de atraso no contrato.
- Prestação de contas padronizada ao fim de cada processo.
Perguntas frequentes
Sem contrato escrito, ainda dá para cobrar?
Sim. E-mails, mensagens, notas fiscais e os registros da operação podem provar a contratação e o valor. O caminho tende a ser a ação monitória.
Qual é o prazo para cobrar?
Em regra, as dívidas líquidas previstas em documento prescrevem em cinco anos, mas o prazo deve ser conferido conforme o tipo de crédito e o documento existente.
Posso cobrar juros e correção?
Sim, desde o vencimento, conforme o contrato ou, na falta dele, a regra legal.
Em resumo
O despachante que adianta despesas está financiando o cliente. Contrato com regra de reembolso, comprovantes organizados por processo e prestação de contas regular transformam esse crédito em uma cobrança simples quando o cliente atrasa.